Frédéric JENTGES & Delphine COGNEAU, notaires associés, Wavre

Il n’est désormais plus nécessaire de se rendre physiquement dans une étude notariale pour créer une société. L'acte de constitution peut être signé à distance par vidéoconférence. Le vice-Premier ministre et ministre de la Justice, Vincent Van Quickenborne, avait prévu le cadre nécessaire fin mars en introduisant une modification de loi qui vient de prendre effet au 1^er août. Cette nouvelle étape dans la numérisation du notariat représente un gain de temps important pour les plus de 32 000 sociétés qui sont constituées en Belgique chaque année.

Devenir un entrepreneur est une décision majeure, surtout pour ceux qui souhaitent exercer leur activité en société. Or, il faut beaucoup de temps pour régler toutes les formalités administratives. Avant, il fallait se rendre physiquement chez le notaire pour apposer sa signature sur l'acte authentique indispensable à la constitution d'une société.

Créer une entreprise par voie numérique

Le vice-Premier ministre et ministre de la Justice a donc introduit fin mars un projet de loi modifiant le Code des sociétés et associations et la loi du 16 mars 1803 sur l’organisation du notariat. 

Bonne nouvelle, donc, pour tous les entrepreneurs qui exercent leur activité en société. En effet, grâce à cette modification de la loi, depuis le 1^er août, il n’est plus nécessaire de se rendre physiquement chez un notaire pour créer une société. L'acte authentique peut en effet être signé par voie électronique lors d'une vidéoconférence avec le notaire. Cela s'applique à toutes les entités juridiques. Cette numérisation ne coûte rien de plus à l'entrepreneur.

StartMyBusiness 

Afin de faciliter au maximum la tâche de nos entrepreneurs, la Fédération du Notariat (Fednot) a développé la plateforme www.startmybusiness où vous pouvez désormais créer facilement votre entreprise en ligne. C'est un pas en avant pour les entrepreneurs, en particulier pour les nouvelles sociétés qui souhaitent pouvoir commencer rapidement. Grâce à StartMyBusiness, c’est possible. 

Vous pouvez vous identifier avec votre eID ou via l'application itsme. Une fois sur la plateforme, vous pouvez remplir les données dont le notaire et ses collaborateurs ont besoin pour pouvoir établir l'acte de constitution.

StartMyBusiness contient également des informations sur les aspects juridiques de l'activité en question. Pour plus d'informations, les entrepreneurs peuvent bien entendu prendre contact avec leur notaire. 

Première européenne

La Belgique est d'ailleurs le tout premier pays de l'Union européenne où les notaires proposent ce service en ligne depuis le 1^er août 2021. C'est la date qui était prévue par la directive européenne en ce qui concerne l’utilisation d’outils et de processus numériques en droit des sociétés. Les notaires belges peuvent donc être fiers de cette nouveauté qui leur permet de moderniser davantage leur profession.

Les conseils du notaire restent cruciaux

Les exigences de fond pour l'établissement d'un acte authentique - introduites par le Code des sociétés et associations – restent inchangées. La présence du notaire en tant qu'intermédiaire indépendant est toujours requise, car il reste la personne la mieux placée pour aider les fondateurs à choisir la forme juridique la plus appropriée et à rédiger les bons statuts.

En effet, dans tout son enthousiasme, un entrepreneur débutant pourrait oublier de tenir compte de certains points non négligeables. Par exemple : ses enfants seront-ils également actifs dans l'entreprise, comment protéger au mieux sa famille contre d'éventuels créanciers, que se passe-t-il en cas de décès, etc. Autant de questions pour lesquelles les notaires restent disponibles pour conseiller l'entrepreneur.

La numérisation reste une priorité pour Fednot

Fednot travaille depuis 2000 sur des projets innovants, qu'il s'agisse d'outils internes pour les études notariales ou de projets avec les autorités publiques comme eRegistration (l'enregistrement en ligne des actes auprès du SPF Finances). 

Ce n'est d'ailleurs pas la première fois que le ministre Van Quickenborne et Fednot réalisent ensemble un projet numérique. En 2006, « eDepot » permettait déjà aux notaires de déposer l'acte de constitution sous forme numérique. Car avant cela, toute personne souhaitant créer une entreprise devait s'armer de patience pendant trois mois et parcourir toute une procédure administrative. À l’époque, le ministre Van Quickenborne était le secrétaire d'État chargé de la Simplification administrative.

Vincent Van Quickenborne, vice-Premier ministre et ministre de la Justice : « Pour les entrepreneurs, les choses doivent aller vite, surtout lorsqu'ils démarrent. C'est pourquoi, depuis le 1^er août, il est possible de créer une entreprise par voie numérique et à distance. Avec StartMyBusiness, nous sommes les premiers dans toute l'Union européenne à créer une entreprise entièrement de cette manière. C’est aussi grâce aux efforts des notaires belges, qui investissent ainsi davantage dans la numérisation. »

Katrin Roggeman, notaire et présidente de Fednot : « Nous sommes heureux de pouvoir étendre nos services avec StartMyBusiness. Pour les entrepreneurs, il est pratique de pouvoir nous joindre à distance. Bien entendu, les notaires continueront à bien les conseiller, car la création d'une société ne se limite pas à l'établissement de l'acte de constitution. En plus de déterminer, par exemple, la forme juridique appropriée pour leur entreprise, il s'agit souvent de questions auxquelles ils ne pensent pas immédiatement : peut-on démarrer une société tout seul en étant marié, que faire en cas de décès, les enfants sont-ils également actifs dans l'entreprise, etc. Il est conseillé aux entrepreneurs d'y réfléchir dès la création de leur entreprise afin de mettre en place la protection nécessaire. »

Jan Sap, directeur général de Fednot : « Nous nous concentrons également sur les collaborations avec d'autres professions, comme c’est par exemple le cas avec le registre numérique des titres eStox développé avec les comptables et les experts-comptables. En 2018, le grand public a pu aussi découvrir la vente en ligne de biens immobiliers via Biddit. Nous avons aussi lancé le coffre-fort numérique Izimi à la fin de l’année dernière. La digitalisation reste une priorité pour Fednot, mais dans le même temps nous sommes très attentifs à maintenir l’aspect humain du notaire. C’est une nécessité car les citoyens et les entrepreneurs ont de plus en plus besoin de conseils personnalisés. »

• Découvrez le communiqué complet en cliquant ici (PDF 850,0 kB)

Source: Fednot

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Source: Fednot